W odpowiednim czasie sędzia dokonuje też sprawdzenia nawierzchni toru. Zadaniem sędziego nie jest przygotowanie toru do zawodów ani nakazanie, by był przyczepny lub twardy. Sędzia zezwoli na rozegranie zawodów, jeżeli tor jest:

- na całej długości i szerokości o podobnej charakterystyce, to znaczy twardości i wilgotności;

- nie występują na nim „ścieżki”, pułapki, przemoczone plamy;

- wszystkie pola startowe są równe i podobnie przygotowane;

- nie ma dziur, kolein i dużych nierówności;

- sprzęt do kosmetyki toru (traktory z szynami, polewaczka) jest sprawny.

Jeżeli nawierzchnia toru nie spełnia powyższych wymagań, sędzia nakazuje kierownikowi zawodów doprowadzenie toru do właściwego stanu, przy czym nie jest rolą sędziego wskazywanie jak to ma być zrobione, przez ubijanie czy bronowanie nawierzchni. Zwykle problemem jest niejednolita przyczepność toru w różnych miejscach i to kierownik zawodów decyduje, jak te prace powinny być przeprowadzone.

Sprawdza się także, czy materiał z jakiego wykonana jest nawierzchnia jest zgodny z regulaminem, na przykład czy wielkość kamyczków nie przekracza 7mm.

Jeżeli o godzinie odbioru toru sędzia stwierdza, że nie nadaje się on do jazdy i konieczna są dalsze prace, które spowodują opóźnienie rozpoczęcia zawodów, to organizator ponosi konsekwencje wynikające z regulaminu dyscyplinarnego, do walkowera włącznie w określonych przypadkach.

Nieco inną sytuację mamy w wypadku, gdy zły stan nawierzchni toru jest wynikiem niesprzyjających zjawisk atmosferycznych, jak ulewa, śnieżyca czy upał. Wtedy sędzia i kierownik zawodów od początku współpracują (zwykle, choć zdarzają się nieprzyjemne sytuacje wynikające z partykularnych interesów klubów) w celu doprowadzenia toru do stanu używalności i przeprowadzenia zawodów, nawet z opóźnieniem. W tym wypadku nie ma w zasadzie ograniczeń czasowych, poza zdrowym rozsądkiem i dobrem sportu. Podobnie dzieje się w przypadku, gdy problem z torem wystąpi w trakcie zawodów. Nowością w SE jest wymóg, by organizator był przygotowany do rozsypania suchego materiału na torze, wzorem krajów skandynawskich, by po opadach tor miał lepsze właściwości. Takie działania przeprowadzono już w Tarnowie, a organizatorzy potrzebują trochę czasu, by się tego nauczyć.

Sędzia uzgadnia z kierownikiem zawodów częstotliwość i sposób przeprowadzania kosmetyki toru w czasie zawodów. Jeżeli stwierdzi, że równanie lub polewanie są wykonywane niewłaściwie (a dzieje się często, że polewaczka tylko udaje, że polewa tor czy zrasza tylko część toru, po której nikt nie jeździ), to sędzia musi wyegzekwować właściwe przeprowadzenie prac na torze. Jeżeli działania organizatora spowodują pogorszenie warunków torowych i konieczność przerwania zawodów na czas doprowadzenia toru do stanu używalności, to poniesie on odpowiednią karę dyscyplinarną do walkowera włącznie, gdy zawody nie zostaną wznowione.

Sprawdzeniu podlega także sposób namalowania linii krawężnika wewnętrznego i pól startowych.

Nie później niż na 45 minut przed terminem podanym w zawiadomieniu następuje zgłoszenie drużyn lub zawodników do zawodów, na odpowiednich drukach. Składy drużyn muszą być zgodne z podanymi w określonym czasie przed zawodami ligowymi, a odstępstwa od tego określa regulamin. Kierownik drużyny lub zawodnik musi przełożyć też kopię licencji oraz książeczkę zdrowia z ważnymi badaniami (wykonanymi nie wcześniej niż 6 miesięcy przed zawodami lub po ostatnim pobycie w szpitalu związanym z wypadkiem na torze). Zawodnik zagraniczny przedstawia kopię licencji międzynarodowej. Podobnie zawodnicy Polscy na zawodach za granicą (Miszkolc, Daugavpils) muszą przedstawić licencje międzynarodowe.

Brak któregoś z wymaganych dokumentów lub nieważność badań lekarskich powoduje niedopuszczenie zawodnika do startu w zawodach. Jeżeli z tego powodu drużyna nie ma minimalnej wymaganej regulaminem liczby zawodników, to przegrywa zawody walkowerem. W zawodach indywidualnych na te miejsca wskakują rezerwowi. Wykluczony ze startu w zawodach zostaje także zawodnik zgłoszony, ale u którego próba alkoholowa przeprowadzona przed zawodami dała wynik pozytywny. Startuje za niego rezerwowy w zawodach indywidualnych, a w drużynowych jego miejsce przez całe zawody jest puste, w dodatku nie jest on liczony do wymaganej regulaminem liczby zawodników w drużynie.

Szczególnym wyjątkiem przy zgłaszaniu do zawodów ligowych jest możliwość użycia rezerwy zastępującej w określonych wypadkach. Wtedy ten nieobecny zawodnik zastępowany jest liczony do ilości zawodników w zespole.

W zgłoszeniu do zawodów podane są numery ram i silników używanych przez zawodników (do trzech na zawodnika). W przypadku zawodów z obowiązkową kontrolą techniczną, zgłoszenia i dokumenty przyjmuje komisarz techniczny w czasie z góry dla każdego zawodnika podanym.

Regulamin opisuje postępowanie w szczególnych przypadkach, czyli nie przybycia drużyny ze względu na wypadek komunikacyjny, czy nieobecności obowiązkowego krajowego zawodnika młodzieżowego w zawodach drużynowych itp.

Przy sprawdzeniu dokumentów należy zwrócić także uwagę na to, czy potwierdzenie zawodnika do drużyny ma jakieś ograniczenia (na przykład wydana jest zgoda tylko na mecze w niedziele, wtedy w innych terminach wymagana jest dodatkowa zgoda macierzystej federacji zawodnika, która nie zawsze jest zgodna z jego narodowością), czy zawodnik ukończył 16 lat dla zawodów ligowych itp.

Podpisane przez sędziego zgłoszenia drużyn i osób urzędowych są przesyłane do podmiotu zarządzającego rozgrywkami.

W zawodach drużynowych kluczową postacią w tym momencie jest kierownik drużyny, odpowiedzialny za prawidłowość zgłoszenia, w tym zebranie podpisów od zawodników i prawidłowe wpisanie danych. W przypadku spóźnienia zawodnika na zawody drużynowe konieczne jest jak najszybsze dostarczenie jego dokumentów sędziemu, by zawodnik mógł wystąpić w kolejnych biegach. Członkiem drużyny może być też lekarz, który decyduje o zdolności swoich zawodników do startu po upadku. W zgłoszeniu podane są także osoby mające prawo przebywać w parkingu w czasie zawodów (mechanicy, manager, trener). Są oni przypisani do konkretnych zawodników, którzy ponoszą za nich odpowiedzialność dyscyplinarną w przypadku naruszenia regulaminu.

Kierownik drużyny ma między innymi prawo do zgłaszania protestów.

Ciekawostką jest, że w przypadku braku kierownika drużyny osobę go zastępującą wyznacza kierownik zawodów.